FAXのセキュリティ管理
FAXのセキュリティ対策、おろそかになっていませんか？
2005年4月の個人情報保護法を起点に企業の情報漏洩への対策が重要になっています。
あなたの会社では、受信されたFAXが長時間放置されていたり、重要なFAX文書がDM-FAXなどの不必要なFAXに紛れてしまっているなんて事はありませんか？
受信したFAXのセキュリティ管理
社外はもちろん、社内の人にも見られては困る文書がお客様や本社からFAXで送られてくるなんてことはありませんか？メッセージプラスならFAXの閲覧にはパスワードが必要になるため、重要な文書が送られてきても慌てる必要はありません。
FAX送信における誤送信にも有効
FAXのセキュリティ管理におけるもう1つのキーワードは「FAXの誤送信対策」です。FAXの誤送信は発信者本人は気がつかず、時間をおいて受信者から連絡が来て、はじめて誤送信が発覚するケースが多く、企業の信用問題にも発展する可能性があります。
メッセージプラスによるFAX送信フローは誤送信を未然に気づきやすく設計されていますので、FAXの誤送信を低減します。
メッセージプラスのFAX送信フロー
《誤送信抑制機能1》
FAX番号は直接入力する事も可能ですが、Eメール送信ソフトのように「アドレス帳」からの宛先指定が行えます。これにより、アドレス帳に宛先のFAX番号を事前登録しておけば、誤送信を抑制します。
《誤送信抑制機能2》
PCからのFAX送信の場合は、一般のFAX機の液晶パネルに比べ、格段に見やすい送信先指定画面ですので、目視による確認の徹底が可能です。ご利用事例
フットサル場開業サポート以外にも、フットサル・サッカーのイベント企画、引退後Ｊリーガーのキャリアサポートもやっているのですが、その他に保険の営業もしているので、加入する際の加入者情報や健康診断結果など重要なものが FAXに送られていたので、セキュリティ面で非常に気になっていましたし、管理も大変でした。
フットサル関係で、フットサル場の経営が決定すると、土地の構図や図面、クラブハウスなどの図面を、メッセージプラスのFAX機能を利用して受信しています。
メッセージプラスのFAX機能を使うことで、重要な情報が紙ではなくデータになるので、管理もラクにできますし、セキュリティ面での課題もクリアできました。
図面や紙でくる報告がデータ化でき、また外出先からでもノートパソコンで確認ができるので、大変便利だと感じています。
外出することが多くて・・。自分宛に届いたら携帯に通知させ、関連部署からメッセージプラス番号へFAXを転送してもらい、外出時にもPCでEメールやFAXを確認しています。
メッセージプラスを利用する前は、外出先から定期的に事務所に戻って、EメールやFAXを確認していたのですが、利用してからは、取引先からご依頼のEメール発注書を外出先で確認し、次の工程責任者へ指示を出せるようになりました。
事務所にいる時には、関連業者へPC上からFAXを送信することが多いんです。ファイルFAX送信という機能を使って、PDFファイルを1回2枚ほど、関連業者の代表FAX番号へ送るケースが多いですね。自分宛のEメールやFAXが届いたことを、携帯のEメールへお知らせしてくれるので、時間と経費を有効に活用出来ます。
よくあるご質問
- FAXとメッセージの受信は別の電話番号が必要ですか？
- FAXとメッセージは同じ番号で受信できます。自動的にメッセージとFAXを判別して受信します。
- パソコンの電源を切った状態でも、FAXや留守電を受信できますか?
- はい、できます。メッセージプラスではFAX、留守電、Eメールをいつでも安全にお預かりします。
※定期点検等のため一時的に受信できない場合がありますが、その際には事前にお客様へお知らせいたします。
