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FAX機が故障して困っている

FAX機の故障で困っていたお客様

毎日、FAX機を使用して大量の受発注業務をなさっているお客様のエピソードです。
FAX機が故障してしまい、修理に来てもらえるまでどのように乗り切ったのか?
お客様がインターネットFAXとどのように出会ったのかをご紹介します。

FAX機故障のピンチがインターネットFAXに切り替えるチャンスになりました!

FAX壊れた!?どうしよう・・・。

ある日FAX機が故障してしまいました。「メンテナンスも行っていたのにどうして…?FAXが無いと仕事ができない。」と焦りました。

お客様からFAXで届いた注文書を出荷指示書として自社倉庫・営業倉庫へFAX送信し、夕方に営業倉庫からの出荷結果をFAX受信していました。
営業倉庫からの在庫管理表もFAXで受信しファイルに綴じて在庫管理していました。

FAXが故障している間は電話で注文を受けて、電話で出荷指示を出すしかありません。
頻繁に出荷のあるお得意様への出荷指示は電話でも伝えることが出来ましたが、新規のお客様への出荷指示を電話で伝えるのは難しくて「早くFAX修理しに来て!」という気持ちでいました。

なんとか昼過ぎにFAX機の修理が終わったものの、何十枚もの注文書が印刷され、その処理に追われます。
(FAX機が壊れている時に限って、いつもよりも注文書が多いものです。)
自社倉庫・営業倉庫に電話を掛けて出荷のお願いをして、出荷指示書をFAX送信します。
倉庫では、まとまって届いた出荷指示書の対応でてんてこ舞いの様子です。

FAX機の故障

FAX機の故障に困る

壊れないFAX機は、無いものか?と調べてみた。

『FAX機は、5年使用の想定で作られていることが多い』という記事を見つけ、がっかりしました。
修理代金も高く、メンテナンス料金も払っているのに、5年…。
『壊れる前に2~3年で買い換えるのがベスト』というアドバイスまでありました。

今回は修理をお願いして、すぐに修理に来てもらえたけれど、運が良かっただけだろうし…。次も修理をするのか。買い換えるのか。どうしたものか?と悩み続けていました。

FAXについて調べる

インターネットFAXというサービスを知りました。

FAXについて調べていると、【インターネットFAX】というものがあることを知りました。
FAX機がなくてもFAXの送受信ができるサービスがあったなんて知りませんでした。
インターネットFAXにしたら、FAX機の故障に焦ることも、悩むこともない。
今仕事で使っているパソコンにFAX受信メールが届くから、FAX機まで何度もFAXが届いているか確認しに行かなくていい!
受信したFAXをパソコンで確認して、すぐに送信もできる!

「こんなメリットいっぱいの素敵なサービスがあったことを知らなかっただなんて…もったいなかったな。」と「でもデメリットもあるんじゃないの?」と調べると新しいFAX番号に変更しなければならない。ということなので『FAX番号変更のお知らせ』をするのは、面倒ですがそれ以上のメリットを感じました。

便利なインターネットFAXサービスを見つけました

サービス会社がたくさんあって迷う。

インターネットFAXに変更することは決めたのですが、たくさんの会社があってどこにしたらいいのか迷ってしまいました。
基本機能は、あまり変わらないようでした。

  • パソコン・スマートフォンでのFAX送受信ができる。
  • FAXが届いたらメールでお知らせしてもらえる。
  • 外出先でのFAX送受信ができる。
  • パソコンのデータもそのまま送信できる。

  • 料金・その他の機能でくらべることにしました。
  • 料金:月1100円(税込)ちょっとで利用可能なサービスが多く、月1100円(税込)以下で利用できるのはメッセージプラスだけでした。
    しかも、年払いだと月871円(税込)と格安で利用できる!
  • FAX受信料無料も嬉しい。
  • 留守番電話機能:昼食などの不在時に便利な機能。
  • 手書き機能:受信した注文書にパソコンならマウス・スマートフォンなら指で指示が書き込めるのがとても魅力です。
  • FAXについて調べる

    メッセージプラスに申し込むことに。

    その他の機能に魅力を感じ、メッセージプラスに申し込むことに決めました。
    申し込みも簡単ですぐにインターネットFAXの便利さを実感することができました。
    少しの間だけ、今までのFAX番号と平行してメッセージプラスのFAX番号を使うことで『FAX番号変更のお知らせ』をスムーズに伝えることが出来ました。

    いまは、会社のパソコンで受信したFAXの確認をして、送信をしています。
    外出しなければならない場合もスマートフォンで確認ができるので、会社に戻ってから 焦ってFAXの処理をしないですんでいます。
    FAX機を置いていたスペースも有効活用できるようになりました。

    スマートフォンで受信FAXをらくらく確認